Die Zahl der elektronischen Dokumente bzw. Daten in den Unternehmen nimmt kontinuierlich zu. IDC etwa prognostiziert eine Verzehnfachung des Datenvolumens im Zeitraum 2013 bis 2020. Zudem wird ein Großteil dieser Daten unstrukturiert sein, z. B. Videos, Bilder, Office-Dokumente. Alle diese Daten und Dokumente müssen im Unternehmen verwaltet, gespeichert und archiviert werden. Auch die Systeme, in denen die Dateien zur Verfügung stehen sind oftmals sehr verschieden und unübersichtlich. E-Mails, Spool-Dateien, SAP Content oder Webservices: Wo finde ich, was ich suche? Und sind meine Inhalte überhaupt gesetzkonform?

Eingesetzt werden dabei verschiedene technische Werkzeugen und digitalen Funktionen mit dem Ziel, dass Unternehmen ihre Potenziale voll ausschöpfen können. Ein ECM-System funktioniert im Unternehmen als Drehscheibe für den Austausch, die Kommunikation und die Zusammenarbeit der Mitarbeiter.

Vorteile eines ECM:

  • Sämtliche Daten, Informationen und Dokumente werden in einer Plattform verwaltet
  • Dokumente werden kontextbezogen abgelegt und archiviert
  • Versionierung und Collaboration-Funktionen sowie Recherchemöglichkeiten
  • Mobiler Zugriff auf Daten ist möglich
  • Hohe Sicherheit
  • Prozess-Beschleunigung
  • Integrierter Workflow spart Zeit und Kosten

Enterprise Content Management (ECM) & Content Analytics

  • Sicherer Zugriff auf Ihre Daten von jedem Device
  • Einhaltung der durch Finanzbehörden geforderten Compliance Richtlinien
  • Reduzierung der Suchzeiten um bis zu 90 Prozent durch die Digitalisierung von Akten und Belegen
  • Einfachere und schnellere Handhabung durch Automatisieren von Prozessen, wie z.B. dem Rechnungseingang oder Genehmigungsverfahren
  • Intelligentes Speichermanagement inkl. Auslagerung von weniger aktuellen Daten auf günstigere Datenträger
  • Integrationsmöglichkeiten von vielen Produkten über standardisierte Schnittstellen

Durch die hohe Skalierbarkeit der ECM-Systeme von TIMETOACT finden Sie die exakt auf Sie zugeschnittene Lösung. Sie bietet Ihnen nicht nur hohe Automatisierungsgrade und sehr gute Performance auch bei großen Datenbeständen, sondern auch höchste Datensicherheit und Datenkonsolidierungsmöglichkeiten. Perfekt abgestimmt auf Ihre bestehende IT-Landschaft, können Sie auch Datenmanagement-Systeme integrieren. So verfügen Sie sowohl über eine Archivierungslösung als auch ein Business Process Management.

Content Zyklus im Unternehmen

Der Content Zyklus im Unternehmen

Bessere Auffindbarkeit durch mehr Struktur

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Das Aufräumen, Strukturieren und sichere Speichern von Daten ist elementar. Durch die wachsende Menge an Inhalten und der Vielfalt an Medien und Formaten sind heute weitaus komplexere Prozesse notwendig. Auch müssen aktuelle Compliance-Anforderungen erfüllt werden.

Die Enterprise Content Management Systeme von TIMETOACT schützen und verwalten gleichzeitig die Daten Ihres Unternehmens. Dank der strukturierten Datenspeicherung können Sie Ihre Dokumente in Sekundenschnelle finden – ganz gleich auf welchem Medium. Die hierarchische Speicherung Ihrer Informationen verläuft für die Anwender dabei völlig transparent und wird durch das intelligente Speichermanagement gesteuert. Nahezu alle Input-Kanäle für Daten, Dokumente, Content werden unterstützt, oder sind durch leistungsfähige Schnittstellen schnell implementierbar. Welche ECM-Herausforderung Sie auch immer haben – dank unserem Know-How rund um das Speichern, Archivieren und Verfügbarmachen von Daten finden Sie bei TIMETOACT immer die passende, verlässliche und zukunftssichere Lösung.

Cognitive Capture (Künstliche Intelligenz)

Moderne Technologien erlauben die Verarbeitung natürlicher Sprache und Textanalyse. Dabei können Inhalte identifiziert, klassifiziert und extrahiert werden. Wir verwenden kognitive Erfassungsfunktionen, um zeitintensive händische Arbeiten zu minimieren und aussagekräftige Informationen bereitzustellen:

  • Nutzung von KI und Cloud Services zur Datenerkennung (Natural Language Understanding, Visual Recognition…)
  • Metadatenextraktion aus Dokumenten (Briefe, Verträge, Rechnungen…)
  • Transactional Capture zur interaktiven Erkennung bestehender Dokumente (Oftmals verwendet für Altdaten)
Künstliche Intelligenz

Hohe Qualität durch Daten-Validierung und -Indexierung

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Werden Dokumente digital erfasst, folgt nach dem Scanning und Capturing eine logische und fachliche Prüfung. Diese Validierung, etwa der Abgleich von Personal-, Lieferanten- und Artikel-Stammdaten, gewährleistet die richtige Einordnung der Dokumente. Stimmt zum Beispiel die Kundennummer mit dem Kundennamen nicht überein und wird das nicht berichtigt, kann es zu Fehlern bei der Weiterbearbeitung des Dokuments kommen.

Gibt es Unklarheiten bei Dokumenten, werden diese durch die TIMETOACT GROUP manuell nachbearbeitet.

Der zuständige Verifier kümmert sich um diese Nachindizierung und führt die notwendigen Korrekturen oder Ergänzungen durch.

Er füllt fehlende Feldinhalte, die nicht maschinell extrahiert werden konnten aus und sorgt so für eine hohe Datenqualität.

Automatisierung des Dokumenten-Geschäftsprozesses (Workflow)

Dokumente durchlaufen in der Regel einen Workflow. Also einen festgelegten Arbeitsablauf, der von einem oder mehreren Mitarbeitern in verschiedenen Schritten bestimmter Reihenfolge durchgeführt wird. So geht etwa eine Eingangsrechnung zuerst zum zuständigen Sachbearbeiter zur Prüfung, dann an die Buchhaltung zur Buchung und Bezahlung. Je mehr Teilschritte dieses Geschäftsprozesses manuell erfolgen, desto mehr Zeit und Kosten werden dafür in Anspruch genommen.

ECM Prozess

Erfolgt das Dokumentenmanagement in einem automatisierten Workflow, durchläuft das Dokument den Arbeitsablauf in digitalisierter Form. Die Daten sind zentral und in strukturierter Form abgelegt und können parallel von verschiedenen Mitarbeitern eingesehen oder bearbeitet werden. Das beschleunigt die Abwicklung und verringert die Prozesskosten. Zudem wird der gesamte Ablauf automatisch protokolliert und archiviert und auch Auswertungen sind möglich, die die Steuerung und Verbesserung des Workflows erlauben.

Archivierung

Der steigende Wettbewerbsdruck und die gesetzlichen Bestimmungen stellen Unternehmen vor die Herausforderung ihre Geschäftsinformationen effizient und rechtssicher aufzubewahren. Dabei spielt die Kosteneffizienz ebenso eine wichtige Rolle, wie die einfache Verfügbarkeit der archivierten Informationen.

Um die Anforderungen im Bereich Enterprise Content Management (ECM) zu erfüllen, verfügt TIMETOACT über ein hohes Maß an Projektpraxis. Zudem sind wir mit der ECM-Softwarepalette der IBM in der Lage nahezu jede Herausforderung in kleinen, mittleren und sehr großen Umgebungen anzunehmen und schnell und praxisorientiert umzusetzen. Dabei reichen die Lösungen von der revisionssicheren Ablage von Archivdaten über das prozessorientierte Dokumentenmanagement bis hin zur Einbindung verschiedener Systeme, wie z.B. Mailsystemen und ERP-Systemen, in die ECM-Lösungsarchitektur.

TIMETOACT bietet die Archivierung als Dienstleistung an, sodass im Unternehmen selbst weder Infrastruktur, Know-how noch Arbeitsaufwand dafür eingesetzt werden muss. Die Mitarbeiter können sich ihren Kernaufgaben widmen, ohne sich um die revisionssichere Archivierung kümmern zu müssen. Für Archivierungskunden betreibt TIMETOACT ein Online-Archiv als Application Service Provider (ASP). Archiviert werden digitale genauso wie Papier-Dokumente. Der Zugriff auf die Daten ist jederzeit möglich. Suchbegriffe können nach eigenem Bedarf definiert und genutzt werden.

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Eingangsrechnungen elektronisch verarbeiten

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Nach wie vor wird die Bearbeitung von Rechnungen in vielen Unternehmen routinemäßig zu großen Teilen manuell erledigt. Die Rechnungen kommen in Papierform an, werden mit einem Eingangsstempel versehen, kopiert und vielfach die enthaltenen Daten dann manuell erfasst. Die Papierrechnung tritt daraufhin eine Reise durch das Unternehmen an, um die entsprechende Kontrolle und Freigabe zu ermöglichen. Das kostet viel Zeit und erzeugt hohe Kosten.

Dagegen profitieren Unternehmen, die ihre Rechnungsbearbeitung von manuell auf elektronisch umstellen, von einer ganzen Reihe von Vorteilen: Sie gewinnen an Geschwindigkeit bei der Abwicklung; der gesamte Prozess – von der Entgegennahme, über die Prüfung, Kontierung und Bezahlung bis hin zur Archivierung – wird transparenter und besser kontrollierbar, die Effizienz steigt, die Kosten sinken.

Darüber hinaus erleichtert ein digitaler Rechnungsworkflow die Einhaltung von Gesetzesvorgaben, verringert die Fehlerquote und schützt vor Manipulation. Unternehmen, die ihre Rechnungsbearbeitung digitalisieren, profitieren von enormem Optimierungspotential: Mindestens 80 %, mitunter sogar bis zu 90 % der Rechnungen können erfahrungsgemäß automatisiert verarbeitet werden.

Das digitale Archiv für alle Rechnungen

Elektronische Rechnungen müssen sowohl beim versendenden als auch beim empfangenden Unternehmen archiviert werden. Diese Aufgabe übernimmt das von TIMETOACT entwickelte digitale Rechnungsarchiv, das nicht nur elektronische, sondern auch Rechnungen in Papierform ordnungsgemäß und gesetzeskonform archiviert. TIMETOACT stellt diese Dienstleistung Rechnungsstellern und Rechnungsempfängern zur Verfügung. Kunden behalten stets die Hoheit über ihre Daten und können jederzeit online darauf zugreifen.

Das Archiv bietet zudem die Möglichkeit, nicht nur Rechnungen, sondern auch Gutschriften, Bestellungen, Verträge oder Reklamationen bzw. jeglichen Schriftverkehr des Unternehmens online zu archivieren.

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Für jede Rechnung wird im System ein Datensatz erzeugt, der sich aus folgenden Teilbereichen zusammensetzt:

Indexwerte

Die korrekte Indizierung wird durch die Archivierung der Werte nachgewiesen, die bei der Anlieferung für Indizierung benutzt wurden.

Verarbeitungsprotokoll

Alle Schritte der elektronischen Rechnungsbearbeitung müssen protokolliert werden. Dieses Protokoll ist ein Teil der Archivierung.

Zugriffsprotokoll

Alle Zugriffe auf die Daten müssen nachvollziehbar sein. Daher wird auch ein Zugriffsprotokoll, das jederzeit eingesehen werden kann, archiviert.

Alle Teile eines solchen Archivsatzes können einzeln betrachtet und ausgewertet werden – online oder auch am lokalen Rechner.

Originalrechnung

Der Datenbestand, der an den Rechnungsempfänger geschickt wurde, wird unverändert als Urbeleg abgespeichert.

Visualisierte Rechnung

In der Regel werden die Rechnungen in einem lesbaren Format, z. B. als PDF, verschickt. Diese Datei wird als sog. visualisierte Rechnung archiviert.

Signaturdaten

Steuerlich relevant sind elektronische Rechnungen nur, wenn sie signiert sind. Die Signaturdaten werden ebenfalls abgespeichert. Sie belegen, dass die Rechnung genau in der archivierten Form an den Rechnungsempfänger geschickt worden sind. Gemeinsam mit den Signaturdaten werden auch Informationen zum verwendeten Signatur-Zertifikat abgelegt.

Elektronische Fallbearbeitung

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TIMETOACT bietet eine digitale Lösung für die Fall- und Pendenzenbearbeitung. Die in Papierform eingegangene Post wird mit einem Hochleistungsscanner erfasst und digitalisiert. Auch digitale Schriftstücke, wie z. B. E-Mails oder Word-Dokumente, gehen in diesen elektronischen Postkorb ein.

Danach werden sie automatisch dem richtigen Empfänger in seinem elektronischen Postkorb zugestellt und dem richtigen Akt zugeordnet.

Nimmt ein Mitarbeiter Einsicht in einen Fall, wird dieser automatisch in dessen Pendenzenkorb gelegt. Nach Abschluss der Bearbeitung durch den Mitarbeiter kann der Geschäftsfall digital abgeschlossen, abgelegt oder an andere Mitarbeiter übergeben werden.

Die TIMETOACT Beratungs- und Lösungsangebote

  • Unterstützung bei der Integration in bestehende Systeme (z.B. SAP, Navision, Exchange Server, Lotus Domino, Microsoft SharePoint Server)
  • Planung und Implementierung von Dokumentenmanagement und Archivierungslösungen
  • Beratung bei der Erfüllung gesetzlicher Anforderungen für die Aufbewahrung von Dokumenten (GDPdU, AO, HGB, GoBS, SOX, BDSG, SigG/SigV)
  • Implementierung projektspezifischer Anforderungen durch unsere Softwareentwicklung
  • Abbildung und Optimierung von Geschäftsprozessen durch dokumentzentrierte Workflows
  • Wartung, Schulung und Updates für bestehende Systeme mit unserem standardisierten Remoteservicekonzept